Die Datenschutzverordnung hat weitreichende Folgen für den Verband und Vereine. Vor Jahren hatten der VMB sich dazu entschlossen, mit dem WAS ein eigenständiges Abrechnungssystem einzuführen. Es war die kostengünstigere Alternative zu Commusic. Allerdings war die europäische Datenschutzverordnung zu diesem Zeitpunkt nicht im Detail bekannt. So konnte der VMB zu dem Zeitpunkt nicht den regulatorischen Aufwand prognostizieren, die mit der  Datenschutzverordnung einhergehen.
Ein Abbilden der datenschutzrechtlichen Vorgaben sind nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand sicherzustellen. Deshalb hat der VMB den Wechsel zum Programm „Verein 24“ beschlossen.

„Verein24“ in Kurzform

• Das Programm ist kompatibel mit der Commusic-Software. Das erleichtert in vielen Vereinen die Datenverarbeitung.
• Auf Grundlage des Software-Rahmenvertrages der Bundesvereinigung (BDMV) werden alle Updates in der „Commusic-Software“ auch problemlos für „Verein24“ zur Verfügung stehen.
• „Verein24“ wird vom Landesverband für alle Mitgliedsvereine als Webversion zur Verfügung gestellt. Die ComMusic-Masterpaketbesitzer können dieses System bereits nutzen.

Weitere Vorteile von „Verein 24“ in Stichworten:

• Mitgliedermeldung (auch Import von Excel-Listen)
• Elektronische Ehrungsanträge an den Kreisverband und/oder Landesverband
• Lehrgangsmanagement
• DSGVO-konforme Löschfristen
• Förderungsbeantragung (ab 01.09.2019)
• Förderungsabrechnung (ab 31.01.2020)
• Daten-Im/-eEport in (CSV, Excel, ComMusic)

In der praktischen Umsetzung dieses Systemwechsels sind einige wichtige Punkte zu beachten. So erfolgt die Freischaltung von „Verein 24“ für die Mitgliedermeldung im 4. Quartal 2018. Grundlage der Datenerfassung sind die Mitgliederdaten mit dem Stand vom 12. September 2018. Alle danach geänderten Daten werden nicht mehr übernommen. Bis zum Jahr 2020 wird die Umstellung des Systems vollzogen sein. Das bedeutet, die Antragstellung und die Abwicklung nur noch für das Förderjahr 2019 im bisherigen WAS durchzuführen. Die Antragstellung auf Förderung (wie D-Lehrgänge oder Probenwochenenden) für das Förderjahr 2020 sind in „Verein24“ ab September 2019 verfügbar. Die Abrechnung/Einreichung von Verwendungsnachweise der Förderanträge für das Jahr 2020 sind in „Verein24“ ab 31.01.2020 möglich. Und schließlich: das bisherige WAS bleibt bis 2025 als Archiv-/Sichtsystem online.